Терміни зберігання документів в Україні

Часові проміжки, в рамках яких підприємство або організація, повинні зберігати робочі документи можуть відрізнятися через представлену в них інформацію. Орієнтиром служить цінність такої інформації. Фахово визначити документальну цінність можна за допомогою типових чи галузевих переліків. На сьогодні в Україні головним документом у цьому питанні є Перелік типових документів, затверджений Міністерством юстиції у 2012 році. Варто знати, що всі установи зобов’язані дотримуватися вимог цього Переліку. Коли цінність інформації в документах визначено, тоді стають зрозумілими терміни зберігання.

Зауважимо, Податковий кодекс України визначає, що мінімально зберігати документи організації необхідно 1095 днів. Відлік відштовхується від тієї дати, коли ви представили податкову звітність.

Строк зберігання документів: тимчасово

Якщо говоримо про тимчасовий строк зберігання договорів в організації, то маємо на увазі терміни у 3 роки або 5 років. 1 рік зберігаються лише правила внутрішнього розпорядку організації, за умови якщо вони замінені на нові.

Що ж стосується трирічного терміну зберігання, то сюди входять, наприклад:

• квартальні та річні фінансові звіти,
• ордери,
• банківські документи,
• податкові накладні,
• медичні довідки тощо.

П’ятирічний термін зберігання стосується, для прикладу, даних про документообіг на підприємстві.

Строк зберігання документів: понад 10 років

Це вже вважається тривалим строком зберіганням документів. До документів з таким терміном можна віднести деякі види паперів стосовно охорони праці. Також цієї категорії стосуються документи, які необхідно зберігати до ліквідації підприємства, згідно з Переліком Мін’юста.

До паперів, які зберігаємо не менше десяти років, відносяться ліцензії, документи на право власності, колективні договори. До речі, термін не менше 10 років – це строк зберігання наказів на відрядження.

Строк зберігання документів: 75 років

А які документи зберігаються 75 років, спитаєте ви. Це окрема група документів, яка торкається кадрових питань, тобто особового складу. Наприклад, штатний розпис підприємства та його структурних підрозділів зі змінами.

Також 75 років зберігаємо документи щодо участі у ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій.

Не менший термін зберігання для особових справ. Варто зазначити, що відлік починається після звільнення працівника. Таке ж правило зберігання й особових карток працівників, включно з тимчасовими робітниками.

Строк зберігання документів: постійний

75 років зберігання – це ще не остаточний термін. Які документи зберігаються постійно? В цей термін закладено, що незалежно від тривалості зберігання, такі документи забороняється знищувати, вони спрямовуються до держархівів.

Тривале зберігання документів потребує місця, якщо говоримо про паперовий варіант. Але ж не бігати постійно в архів, щоб перевірити інформацію. Комплекс «Чиж-Бухгалтерія» усуне цю проблему, зацифровувавши ваш архів, до якого ви матимете доступ в реальному часі. Ознайомитися детальніше з можливостями бухгалтерського автоматизованого комплексу від нашої фірми можна за посиланням.