Інструкція про відрядження: правильно відшкодовуємо і оформлюємо
Для багатьох бухгалтерів викликом стає коректне оформлення службових відряджень. І зміни, які були внесені до відповідної правової інструкції, звісно, не додали полегшення. Аби все було згідно з законодавчими вимогами, розглянемо таки би мовити закон про відрядження в Україні.
Бухгалтерия для бюджета: несколько советов по выбору софта
Що компенсуємо
Нагадаємо, що відповідно до нормативно-правової бази, яка функціонує в нашій державі, найвірогідніше, працівнику покриють витрати за:
- проїзд в обидві сторони
- житло
- витрати за кожну добу відрядження.
Як направляємо
Інструкція про відрядження розпочинається з його оформлення, а цей крок, у свою чергу, вимагає паперів, які підтверджують зв’язок службового відрядження з посадою працівника.
У наказі про відрядження вказуються:
- ціль поїздки
- завдання поїздки
- куди саме відряджається працівник
- дати початку й закінчення відрядження
- джерело витрат.
Зауважимо, що спершу затверджуєте кошторис витрат, а вже після оформляєте відрядження.
У наказі прописуються багато деталей прийдешньої робочої поїздки, щоб працівник чітко розумів, за що йому відшкодують гроші.
Правила авансу
Зазвичай, напередодні відрядження працівник отримує гроші на прийдешні витрати. Наприклад, для того, щоб придбати квитки до пункту призначення.
На сьогодні, Інструкція про службові відрядження інформує, що аванс перераховувати треба в безготівковій формі. Розрахунок готівкою відбувається лише в окремих випадках. Гроші надходять або на рахунок працівника, або на корпоративний рахунок.
Якщо працівник не поїхав у відрядження (незалежно від причин), то упродовж трьох робочих днів має повернути всю суму авансу. Повертатися мають також зайві кошти, і ті, які не були витрачені. Ці ж три дні є в підприємства, щоб покрити додаткові витрати працівника на відрядження. Важливо! Рахуємо дні після перевірки звіту за витратами працівника.
Нове в Інструкції про відрядження
Інструкція про відрядження у новій редакції передбачує різні способи відшкодування витрат, включно з «особливими».
Деталізували в Інструкції принцип повернення витрат за посадковий талон, якщо оригінал відбивної частини втрачено або зіпсуєш. Тобто прописано, на яких підставах відшкодовують гроші за електронний квиток.
У наступному матеріалі розбиратимемося, скільки зберігаються накази на відрядження. Проте вже зараз можемо вас запевнити, що наша бухгалтерська програма для бюджетних організацій «Чиж-Бухгалтерія» враховує всі питання, пов’язані з відрядженнями. З повним функціоналом «Чиж-Бухгалтерія» можна ознайомитися тут.